Projektmanagement – mit einfachen Mitteln zum Ziel

Projekte sind Aufgaben auf Zeit, bei denen Menschen zusammenarbeiten (müssen), die sonst in unterschiedlichen Funktionen tätig sind. Das macht bereits eine wesentliche Herausforderung deutlich. Projekte sind keine „Selbstläufer“. Schon manches Vorhaben ist gescheitert, dabei ist nicht einmal ein Blick auf Großprojekte wie den BER oder Stuttgart 21 erforderlich. Eine gute Organisation und Planung zeichnet dabei effektives Projektmanagement aus. Damit das gelingt, gibt es einige nützliche Hilfen, Methoden und Instrumente. Denn jeder Projektverantwortliche kann das nötige Rüstzeug erlernen. Wir geben an dieser Stelle einige  Tipps zu dem Thema!

Effektives Projektmanagement: Potenzial, Ziele, Planung und Strategie

Ein eindeutiges Projektziel ist ein Muss. So selbstverständlich das klingt, in der Realität sind Projektziele oft nicht so klar definiert. Das ist die beste Voraussetzung dafür, dass ein Projekt ins Schwimmen gerät. Nur aus einer überprüfbaren und messbaren Zielsetzung und Strategie lassen sich Unter- und Zwischenziele ableiten, die den Rahmen für die Projektplanung vorgeben. Ohne Ziele kein sinnvoller Plan.

In der Projektplanung werden die einzelnen Projektschritte festgelegt. Dabei sind der Ressourcen-Einsatz, der Zeitbedarf und die einzelnen To Do´s zu planen. Häufig sind die zur Verfügung stehenden Ressourcen (Personal, Mittel) und die Zeit kritische Faktoren. Wenn die Aufgaben alleine mit Bordmitteln nicht zu bewältigen sind, kann Outsourcing eine Lösung bieten. Ein Büroservice bietet die Möglichkeit, einen Telefonservice einzurichten. Damit ist eine ständige Erreichbarkeit garantiert (auch im Krankheitsfall). Projektplanung sollte nicht zu starr erfolgen. Es sind auch Puffer und Alternativ-Lösungen einzuplanen, wenn es anders läuft als gedacht. So bedeutet Unvorhergesehenes nicht sofort eine Krise für das Projekt.

Eine gute Planung alleine reicht nicht, sie muss auch kontrolliert werden. Das ist die Aufgabe des Projektcontrollings. Dafür gibt es eine ganze Reihe an Tools, Instrumenten und Kennzahlen. Eine der einfachsten Controlling-Methoden sind Soll-Ist-Abweichungsanalysen. Daneben sind zahlreiche feinere Verfahren entwickelt worden, die vor allem bei komplexeren Projekten zum Einsatz kommen. Wie ein Projektcontrolling aufgebaut sein sollte, hängt vom jeweiligen Vorhaben ab. Das Controlling dient dazu, im Rahmen der Projektsteuerung nachzujustieren, damit das Projekt in der Spur bleibt.

Team-Building wichtig für den richtigen Team-Geist

Ein Projektteam muss sich meist erst finden. Es nicht davon auszugehen, dass die Zusammenarbeit von alleine problemlos klappt. Das liegt nicht nur an den unterschiedlichen Persönlichkeiten, sondern auch an verschiedenen individuellen Interessen und Zielsetzungen. Daher ist Team-Building gefragt – eine wichtige Aufgabe für jeden Projektmanager. Team-Formung funktioniert oft am besten außerhalb des eigentlichen Arbeitsumfelds. Eine Auszeit dafür ist sinnvoll. Mit dem richtigen Team-Spirit und der Motivation, das gemeinsame Ziel erreichen zu wollen, ist schon viel für den Erfolg eines Projektes getan.