Geschäftsreisen planen – auf welche Details kommt es an?

Im Zeitalter der Globalität haben Geschäftsreisen eine besondere Bedeutung. Geschäftliche Reisen dienen dem Zweck, Geschäftskontakte zu fördern und Kundenbindungen zu stärken. Damit eine Reise aus Geschäftsgründen erfolgreich ist, sollte bereits bei der Planung auf wesentliche Details geachtet werden.

Die Reiseorganisation entscheidet über den Erfolg eines Geschäftstrips

Auch wenn Geschäftskontakte heutzutage häufig online oder über Videotelefonie ablaufen, ist der persönliche Kontakt unersetzbar. Eine gut organisierte Reisekultur hat einen positiven Einfluss auf die Performance eines Unternehmens. Die Reiseorganisation beginnt bereits bei der Auswahl des Transportmittels. Während für Termine in der nahen Umgebung oft ein Firmenfahrzeug zum Einsatz kommt, sind weiter entfernte Reiseziele am schnellsten mit dem Flugzeug erreichbar. Doch was passiert bei Verspätungen oder Flugausfällen? Grundsätzlich besteht in diesen Fällen ein Anspruch auf eine Flugausfall Entschädigung. Diese wird jedoch nicht automatisch angeboten. Oftmals ist es notwendig, Spezialisten im Bereich Fluggastrecht hinzuzuziehen, um diese Ansprüche durchzusetzen. Bei einer Flugreise spielen Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit eine große Rolle. So sollten sich Flugreisende unbedingt pünktlich am Check-in-Schalter einfinden. Auch für die an Flughäfen üblichen Sicherheitskontrollen ist genügend Zeit einzuplanen. Umsichtiges Kofferpacken bewahrt vor teuren Übergepäckgebühren. Es empfiehlt sich, wichtige Unterlagen stets im Handgepäck mitzuführen. So kann der Geschäftstermin wahrgenommen werden, auch wenn das Gepäck irrtümlich fehlgeleitet wurde.

Häufige Gründe für Geschäftsreisen

Geschäftsreisen werden aus verschiedenen Gründen angetreten. Kundenbesuche zählen ebenso dazu wie die Teilnahme an Fachkonferenzen, Messen oder Weiterbildungen. Beim persönlichen Treffen von Geschäftspartnern können wichtige Projekte besprochen und Verträge abgeschlossen werden. Dienstreisen sind daher auch zukünftig unverzichtbar. In manchen Branchen wird sogar grundsätzlich im Außendienst gearbeitet. Mit den richtigen Kompetenzen ausgestattet, lassen sich in diesen Berufen hervorragende Ergebnisse erzielen. Geschäftliche Reisen gelten als perfekte Gelegenheit fürs Networking und tragen maßgeblich zur Förderung geschäftlicher Kontakte bei. Führt die Geschäftsreise ins Ausland, sind zusätzlich Einreisebestimmungen und/oder Reisewarnungen bei der Reiseplanung zu berücksichtigen. Grundsätzlich kann jede Reise zur Herausforderung werden. Mit vorausschauender Planung und guter Organisation sind die meisten Risiken vermeidbar. So sollte man sich bereits vorab über das Reiseziel informieren. Gibt es Alternativen zum Flugzeug? Ist das Ziel einer Geschäftsreise auch mit der Bahn oder dem Auto erreichbar?

Checklisten erleichtern die Reiseplanung

Checklisten sind hilfreich und erleichtern die Reiseplanung. Die Auflistung wichtiger Details sorgt für Übersicht und bietet sich als kleiner Leitfaden zur Reisevorbereitung an. Mit einer Liste gestaltet sich das Packen effizienter. Beim Planen einer Geschäftsreise gilt es zudem, einige Formalitäten zu beachten. Meist ist ein Dienstreiseantrag notwendig, damit Flüge und Hotels gebucht, Konferenzräume und Termine organisiert werden können. Bei längerer Abwesenheit ist möglicherweise eine Vertretung am Arbeitsplatz zu organisieren. Oft ist das Delegieren einiger Aufgaben sinnvoll. So ist sichergestellt, dass Arbeiten rechtzeitig erledigt und laufende Projekte pünktlich fertiggestellt werden. Die vermehrte Nutzung des Home-Offices hat die Arbeitswelt verändert. Durch das Arbeiten von zu Hause aus entsteht allerdings zusätzlicher Bedarf an persönlichem Kontakt durch firmeninterne Meetings. Besprechungen im Unternehmen zählen ebenfalls zu den Geschäftsreisen. In diesem Fall dient die Dienstreise dazu, den Kontakt zu Vorgesetzten und Kollegen aufrechtzuerhalten und zu verbessern.