Digitalisierungsbedarf steigt: Prozesse optimierten mit ERP-Systemen

Die Arbeitswelt hat sich durch die aktuelle Corona-Krise nachhaltig verändert: Prozesse mussten neu aufgestellt und sollten nachhaltig optimiert werden. Auch wenn sich bislang noch ein nicht zu unterschätzender Teil der Unternehmen gescheut hat: sinnvolle IT-Strukturen eröffnen dieses Potenzial. Und das sollte man gezielt nutzen – zum Beispiel mit einem Enterprise Ressource Planning-System kurz ERP.

Eine Pandemie, wie der Coronavirus setzt Unternehmen unter Druck, die eigenen Prozesse zu hinterfragen und verstärkt auf digitale Tools zurückzugreifen. Dieses eher zaghafte Vorgehen ist jedoch nicht zielführend. Gewohnte Muster werden derzeit komplett durcheinandergewirbelt, nicht nur neue Arbeitsformen sind gefragt, sondern vor allem stringente digitale Strukturen, die auch diverse Arbeitsweisen effizient ermöglichen. Dabei kann es keine pauschale Lösung für alle Unternehmen geben, zu unterschiedlich sind die Geschäftsfelder und internen Abläufe. Aber ein grundlegendes Element dürfte sich in jedem Fall als sinnvoll erweisen: das bedarfsgerechte ERP-System.

Das Rückgrat eines Unternehmens

Gerade in der aktuellen Krise zeigt sich, wie wichtig die zuverlässige Kommunikation zwischen den einzelnen Bereichen eines Unternehmens ist – und hier kommt das ERP-System ins Spiel. Hier lassen sich alle relevanten Faktoren einheitlich organisieren, wie beispielsweise Mitarbeiter, Betriebsmittel, Kapital und Werkstoffe. Die anfallenden Daten werden nicht nur zentral gespeichert, sondern lassen sich auch von den jeweiligen Mitarbeitern gezielt abrufen – und das bei einer entsprechenden Lösung auch im Home-Office. So kann man notwendigen Informationen austauschen, um die internen Prozesse optimal aufeinander abzustimmen. Bei effektiver Nutzung des Systems lassen sich Abläufe optimieren und automatisieren – also unter dem Strich Geld, Zeit und Aufwand einsparen.

Das Besondere an einem solchen System ist seine Ganzheitlichkeit: Jeder Bereich eines Unternehmens lässt sich hier abbilden, um eine zentrale Steuerung zu verwirklichen. Dazu zählen beispielsweise

• Buchhaltung
• Personalabteilung
• Produkt- und Qualitätsmanagement
• Marketing und Vertrieb
• Wareneingang und Logistik
• Controlling

Es liegt auf der Hand, dass eine so umfassende Lösung, in der alle Daten zusammenlaufen, ein enormes Optimierungspotenzial eröffnet. Stehen beispielsweise die Kundenfeedbacks aus dem Vertrieb dem Produkt- und Qualitätsmanagement zur Verfügung, kann man so entsprechende Änderungen veranlassen. Das Marketing kann die daraus resultierenden neuen Ansätze direkt in der Kundenkommunikation aufgreifen. Andererseits meldet die Logistik die Auslieferung von Bestellungen, die die Buchhaltung direkt zur Rechnungslegung veranlasst – ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Bei all den Vorteilen dürfen natürlich auch die Herausforderungen nicht unerwähnt bleiben: Damit ein ERP-System perfekt funktioniert, müssen es alle Unternehmensbereiche konsequent nutzen. Die Implementierung ist nicht zu unterschätzen – aber mit einer sorgfältigen Vorbereitung durchaus zu meistern.

Tragende Säule der Digitalisierung: die Mitarbeiter

Bislang sahen viele Unternehmen in erster Linie den Aufwand, der naturgemäß mit der Einführung einer derart komplexen IT-Struktur einhergeht. Doch angesichts der vollkommen neuen Herausforderungen, mit denen sich unsere Wirtschaft konfrontiert sieht, müssen Unternehmen über kurz oder lang dem Optimierungsdruck Rechnung tragen. Allein das Thema Buchhaltung, das für eine vorausschauende sowie verantwortungsvolle Geschäftsführung existenziell wichtig ist, lässt sich hervorragend mit entsprechenden Systemen abbilden. Vom Hauptbuch über die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung bis hin zum qualifizierten Mahnwesen und zum grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr – sämtliche Aufgaben lassen sich digital erledigen, sodass die Daten direkt in Finanzberichte einfließen oder individuellen Dashboards zur Verfügung stehen.

Um diesen Effekt zu erzielen, muss das ERP-System zu den jeweiligen Strukturen sowie Abläufen passen. Vor allem muss es von den Mitarbeitern angewendet werden. Sie sind ohnehin der entscheidende Erfolgsfaktor einer Digitalisierungsstrategie. Noch immer fühlen sich viele Arbeitnehmer in dieser Frage allein gelassen, dabei steht und fällt die Umsetzung mit der Motivation der Mitarbeiter. Umso wichtiger ist es, sich vor der Einführung eines solchen Systems umfassende Gedanken zu machen und dabei die verschiedenen Unternehmensbereiche mit einzubeziehen.

ERP-Implementierung sorgfältig planen: Checkliste zur Orientierung nutzen

Auch wenn sich unterschiedliche Anforderungen an das System stellen, lässt sich die Einführung doch allgemein strukturieren:

1. Analyse der konkreten Anforderungen
2. Erstellung eines Lastenheftes
3. Ableitung der Longlist – Shortlist
4. Briefing der Anbieter
5. Nutzung von Workshops
6. Auswahl des geeigneten Systems
7. Erstellung des Pflichtenheftes
8. technische Umsetzung
9. Testphase
10. Schulung der Mitarbeiter

Insbesondere bei der Anforderungsanalyse und bei der Erarbeitung des Lastenheftes empfehlen sich agile Methoden. Die in den jeweiligen Bereichen befassten Mitarbeiter können auf diese Weise Ihre praktischen Erfahrungen einbringen – und motiviert werden. Sie gestalten selbst und beeinflussen die künftigen Prozesse. Als besonders effektiv erweisen sich in diesem Stadium bereichsübergreifende Workshops, um das optimale Zusammenspiel der verschiedenen Module des Systems von vornherein zu erleichtern. Die Digitalisierung ist als laufender Prozess zu verstehen – und eine stringente Infrastruktur als wachsender Organismus.